仕事でメールを使っていると、
「大切なメールが迷惑メールに埋もれてしまう」
「外出先でも確認したいけれど、通知が多すぎる」
そんな経験はありませんか？
私自身も以前は、仕事用メールをそのままiPhoneで受信していました。
便利な反面、必要なメールと迷惑メールが混在し、通知の多さに疲れてしまうことも少なくありませんでした。
そこで取り入れたのが、メールサーバーの**「フィルター転送」**機能です。
設定してからは、必要なメールだけがスマートフォンに届くようになり、仕事がずいぶん快適になりました。
メールは「受信方法」を見直すだけで変わる
多くの方は、
「仕事用メールをそのままスマートフォンで受信する」
という設定にされています。
もちろん間違いではありません。
しかし、迷惑メールや営業メールまでそのまま届くため、本当に確認したいメールが埋もれてしまうことがあります。
そんな時は、スマートフォンではなくメールサーバー側で整理するという方法があります。
フィルター転送とは？
フィルター転送とは、
条件に合ったメールだけを別のメールアドレスへ自動転送する機能です。
例えば、
- 特定のお客様からのメール
- お問い合わせフォームからの通知
- ネットショップの注文通知
- サーバーやホームページの障害通知
このような重要なメールだけをGmailなどへ転送し、スマートフォンで受信します。
一方、それ以外のメールはサーバー側で通常どおり管理できます。
スマートフォンには必要なメールだけが届くため、通知に振り回されることが少なくなります。
私自身もこの方法で運用しています
現在、私自身もこの方法を利用しています。
仕事用メールはサーバーに保管しながら、
重要なメールだけをスマートフォン用のGmailへ転送しています。
その結果、
「通知が鳴った＝確認すべきメール」
という状態になり、以前より安心して仕事ができるようになりました。
サーバーによって利用できる機能は異なります
フィルター転送や条件付き転送は、レンタルサーバーによって利用できる機能や設定方法が異なります。
ご利用中の管理画面で、
- メールフィルター
- 条件付き転送
- フィルター転送
といった機能が用意されていないか、一度確認してみることをおすすめします。
ワンズがお手伝いできること
メールは毎日使うものだからこそ、少し設定を見直すだけでも仕事の効率は大きく変わります。
ワンズでは、ホームページだけでなく、メールサーバーの設定や運用についてもご相談いただけます。
「必要なメールだけスマートフォンへ届けたい」
「迷惑メールを少しでも減らしたい」
そんな時は、お気軽にご相談ください。
毎日の小さなストレスを減らすことも、快適な仕事環境づくりの一つだと考えています。