「ペーパーレス化が進んでも、なぜか手放せないFAX」。そんな悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
「メールで送れば早いのに」と思いつつも、取引先の都合や、手書きのサインが必要な契約、図面のやり取りなど、FAXでなければ完結しない業務はまだまだ存在します。しかし、そのためだけに高額な複合機をリースし、毎月の維持費やインク・用紙代に悩まされるのは、少しもったいないかもしれません。
いま、多くのビジネスパーソンが注目しているのが「インターネットFAX」です。
1. 高額な複合機が不要になる
インターネットFAXは、専用の機器を設置する必要がありません。PCやスマートフォンがあれば、FAXの送受信が可能です。複合機のリース料、カウンター料金、保守費といった固定費を大幅に削減できるため、コスト意識の高い個人事業主や中小企業の強い味方になります。
2. 「場所」と「時間」に縛られない
複合機の場合、FAXを確認するためにはオフィスへ行く必要がありました。しかしインターネットFAXなら、受信したFAXはメールとしてスマホやPCに届きます。移動中やリモートワーク中でも即座に内容を確認できるため、ビジネスのスピード感が劇的に向上します。
3. FAXを「データ」として管理できる
受信したFAXはPDFなどのデータとして保存されます。これまでのように「どこに置いたか分からない」「重要な書類を紛失した」といったリスクはなくなります。キーワード検索で過去のやり取りを瞬時に探せるため、書類整理の手間から解放されます。
4. 既存の業務フローを変えずに済む
一番のポイントは、取引先に「FAX番号」が変わったことを知らせる必要がない（または今の番号を移行できる）サービスが多い点です。相手にはこれまで通りのFAXとして届くため、相手の環境を変えることなく、自社の業務環境だけをスマートにアップデートできます。